Customer Reference
Customer Reference

Bytt til Teams, heller før enn senere

– Alle som bruker Skype for Business blir nødt til å migrere før eller senere. Vi anbefaler å ta migrasjonen hurtigst mulig, da det fungerer mye bedre enn Skype for Business, sier Karl Enok Gilje og Simon Dreyer, henholdsvis IT-sjef og IT-direktør i Laerdal Medical AS.

Laerdal Medical AS er internasjonal leverandør innen opplærings- og behandlingsutstyr for livreddende førstehjelp. Laerdal Medical som ble stiftet i 1940, har i dag hovedkvarter i Stavanger, og har 1 400 ansatte på tvers av landegrenser. For dem er god samhandling alfa omega.

– Microsoft har uttalt at de vil avvikle Skype for Business fra juli 2021. Men allerede nå ser vi at det er Teams de anbefaler, videreutvikler og satser på, og det merkes på kvaliteten, sier Dreyer.
– Det er bedre kvalitet på videomøter og skjermdeling og mindre feil, legger Gilje til.

– Jeg vil faktisk si at Skype for Business ikke var en veldig vellykket teknologi. De hadde ikke samme standarden på videokonferanse som man har på de beste verktøyene. Det har de fått i Teams. Man merker at det ligger en helt annen «motor» i bunnen i Teams, sier Dreyer.

Det beste fra verktøyene vi kjenner

En annen fordel er at Teams er så godt integrert i øvrige produkter fra Microsoft. I Microsoft er det flere verktøy for effektiv samhandling, men Teams er kjernen.
– Du bruker det til chat, til kommunikasjon i stedet for epost, til videomøter i stedet for Skype for business, du deler filer, og du kan også legge til nye faner med for eksempel prosjektstyringsverktøyet «Planner», sier Dreyer.

Utviklerne hos Laerdal Medicals var vandt til å bruke Slack, og kanalstrukturen i Teams minner om denne. Chat og videomøter er alle kjent med fra Skype.

– Det kombinerer det beste fra verktøy vi kjenner. Chat er vi vandt til, vi kjenner til oppdelingen av
kommunikasjonskanaler basert på tema fra Slack, og så bruker vi det mye til dokumentsamhandling, forteller Gilje.

Også epost har det blitt mindre av.

– Det er mye bedre å holde kommunikasjonen innenfor en egnet Teams kanal enn via e-post. På Teams får du full historikk, mens via epost blir det mange løse tråder. Vi blir mer organiserte, sier Gilje.

Den store styrken er hvordan Teams binder sammen alle de ulike verktøyene.

– Du kan shoppe ulike verktøy. Slack er bedre på noen ting enn Teams. Andre leverandører kan være bedre på telefoni, på videomøter eller på chat. Men Teams samler det hele, og det gjør Teams til det klart beste valget. Det gjør hverdagen enklere for brukeren, sier Dreyer.

– Teams bør være den ene appen du åpner når du går på jobb om morgenen, sier Gilje.

Letter hverdagen til IT-sjefer

Tidligere hadde Laerdal Medicals Skype for Business On-Premise, med egne Skype servere. Nå abonnerer de på Teams som en SAS-tjeneste (Software-as-a-Service»).

– Denne bruker nærmeste Microsoft datasenter, og vi ser at det blir bedre kvalitet på video- og audiomøter. Hvis vi er 20 mann i et møte så ser vi det på videokvalitet i forhold til tidligere. Det er også færre feilkilder enn Skype, sier Dreyer.

It-sjefene har fått smilefjes fra både kolleger i Norge, USA og Asia, fordi møtene fungerer så mye bedre enn før.

– Det betyr også mindre behov for support fra brukerne og fra de som forvalter systemet. Det frigjør og våre
ressurser, sier Dreyer og legger til.

– Tidligere fikk vi ofte supportmeldinger om møter som feilet i Skype for Business, spesielt når det var møter på tvers av land. Nå er det færre feil, og dersom det skulle være feil så er det enklere verktøy for «troubleshooting», slik at vi raskere finner årsak og løsning.

Annerledes utrulling

Brukeradopsjonen i Laerdal Medicals har gått uten mye opplæring.

– Vi tilgjengeliggjorde det bare for ulike brukergrupper, og så konverterte de gradvis fra Skype for Business til Teams. Teams var enkelt å forstå fordi det bygger på prinsipper vi kjenner, og så fungerer det bedre så vi merket at folk var positivt innstilt til skiftet, sier Gilje.

Modenheten til brukerne, at de allerede kjente prinsippene, tror han har mye å si for hvordan man bør planlegge en utrulling.

– Hvis brukerne har en lavere modenhetsgrad ser jeg for meg at det kreves større grad av endringsledelse. Men det er noe Veni kan identifisere og hjelpe med, sier Gilje.

Migreringsverktøyet for å migrere fra Skype for Business til Teams fungerte godt.

– Jeg har sjelden sett noe så gjennomført fra Microsoft. Vi flyttet brukerne over på Teams, også de som bruker telefoni. Vi kjørte migreringsverktøyet og neste dag hadde alle Teams, også med telefoni, uten at brukerne merket noe, sier Dreyer.

Regler blir til underveis

Når Team ble tilgjengeliggjort i Laerdal Medicals, var det uten altfor mange regler, det var «sett i gang og prøv deg frem». Dette tror IT-sjefene var en vellykket strategi, fordi det gjorde at mange tok det i bruk raskt. Underveis har de imidlertid laget noen regler.

– For eksempel; hvis et Team ikke er aktiv på et år får eieren en epost. Da må han ta stilling til om dette er
informasjon som kan slettes, eller om det er arkivverdig, da hører det hjemme i SharePoint. Vi ønsker ikke å ha mange Team som ikke er i bruk, sier Dreyer.

Underveis har de også etablert et par andre kjøreregler, og justert på noen innstillinger for å få Teams til å fungere optimalt. Veni har vært en rådgiver gjennom prosessen.

– Vi er veldig fornøyd med Veni og vår konsulent derifra. Trond Egil Gjelsvik-Bakke er vår støtte, rådgiver og
tekniske implementør, sier Gilje.